English version

Management Assistant / Office Manager (Voltijds)

(Ref. ATP-2017-45)

Tewerkstelling : Voltijds
Duur : Onbepaalde duur
Plaats : Leuven
Solliciteren tot en met : 12/03/2017
Voor de Centrale Financiële Diensten zoeken wij een

Management Assistant / Office Manager (Voltijds)

Met een 75-tal medewerkers zijn de Centrale Financiële Diensten (CFD) van de KU Leuven verantwoordelijk voor de financiële administratie (algemene boekhouding en consolidatie, debiteuren- en crediteurenopvolging), de begrotingsopmaak en –opvolging, het thesaurie- en vermogensbeheer, de financiële opvolging van de onderzoeks- en dienstverleningsprojecten en de centrale financiële rapportering van de universiteit. De CFD coördineren daarbij ook de uitbouw, het beheer en de controle van de universiteitsbrede financiële processen.

Als Management Assistant / Office Manager verzorg je het directiesecretariaat van de centrale financiële diensten en neem je de verantwoordelijkheid op voor een aantal coördinerende opdrachten en concrete dossiers.

Functie

Je bent verantwoordelijk voor het directiesecretariaat. Dit omvat onder andere:

  •  het plannen en organiseren van vergaderingen en andere activiteiten binnen de centrale financiële diensten;
  •  het beheer van het economaat;
  •  het facilitair beheer en de proactieve opvolging van noden en vragen in dit verband;
  •  het agendabeheer van de Financieel Directeur.

Je zorgt in dit verband voor een efficiënt en eigentijds office management. 

Je staat in voor de centrale coördinatie van een aantal concrete dossiers:

  •  het werkingsbudget van de centrale financiële diensten.  Dit omvat onder andere het plaatsen van bestellingen en het opvolgen van facturen;
  •  het universiteitsbrede bestand van bedrijfskredietkaarten. Hierbij treed je in dialoog met de kaarthouders (o.a. professoren, directieleden en hogere kaderleden).
Je onthaalt en informeert bezoekers, verzorgt de telefoonpermanentie en bent het centrale aanspreekpunt voor interne medewerkers en voor externen. 

Je komt terecht in een gevarieerde, uitdagende job binnen een dynamische omgeving.

Je rapporteert aan het Hoofd Organisatie Financiële Processen.


Profiel

  • Je behaalde minstens een bachelordiploma of gelijkwaardig niveau door ervaring en kan een aantal jaren ervaring voorleggen in een gelijkaardige functie.
  • Je bent dynamisch, creatief en stressbestendig. Je hebt een dienstverlenende ingesteldheid.
  • Je bent een organisatietalent, je kan zelfstandig en proactief werken en bent in staat prioriteiten te stellen in de opdrachten.
  • Je werkt nauwkeurig en efficiënt.
  • Je bent klantgericht en hebt uitstekende communicatievaardigheden zowel mondeling als schriftelijk
  • Je kan goed overweg met de MS Office pakketten. Uitstekende kennis van Outlook is een must.
  • Je gaat op discrete wijze om met  vertrouwelijke informatie.

Aanbod

Wij bieden jou een job in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling waar je kansen krijgt om je talenten en vaardigheden verder te ontwikkelen.

Wij bieden een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. Aan deze functie is een salaris in een graad 4 of 5 gekoppeld, afhankelijk van je opleidingsniveau, ervaring en competenties.

Bovendien biedt KU Leuven heel wat extra-legale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets, samenaankoop…

Interesse?

Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Mirella Strubbe, tel.: +32 16 32 83 12.

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 12/03/2017 via onze
sluiten








Downloads : pdf

GERELATEERDE EENHEDEN :
GERELATEERDE DOMEINEN :